Clubul de probă: Tenis Club Avantaj, Bacău.
Radu e antrenorul care conduce clubul și ține grupa de performanță. Mihai și Diana sunt angajații lui. Cinci grupe de câte patru copii — mini tenis 5–6 ani, începători 7–9, avansați 9–11 și 12–14, foarte avansați 12–16 — plus lecții private 1 la 1 și 2 la 1. Trei terenuri afară și două săli pentru când plouă: Sala Saligny și Sala Școala 2. Toate ecranele de mai jos sunt din acest club.
Partea 1
Prima săptămână: îți faci grupele.
Se face o singură dată, la începutul sezonului. Ai nevoie de douăzeci de minute și de lista copiilor cu telefoanele părinților. Apoi nu mai scrii nimic: săptămânile se generează singure.
Pasul 1
Ce ai deja: oamenii, terenurile, lecțiile private.
Noi le punem la început, din materialele pe care ni le trimiți. Le vezi oricând în meniul din stânga: Angajați (tu și colegii, cu programul de lucru), Resurse (terenurile și sălile), Servicii (lecțiile private, cu durata și prețul). Dacă vine un antrenor nou sau mai închiriezi o sală, le adaugi de aici cu „+ Nou”.
Trei antrenori, trei terenuri, două săli, două feluri de lecție privată. Apasă pe imagine ca să o mărești.
Pasul 2
Deschizi „Săptămâna antrenorilor”, pe „Ore”. E goală: orele pe rânduri, zilele pe coloane.
E ecranul din care conduci clubul. Sus alegi Ore: fiecare zi e o coloană, fiecare oră un rând. O grupă începe apăsând pe ora la care se întâlnește, direct în coloana zilei — nu e nevoie de niciun buton. Cu săgețile de sus mergi la săptămâna care vine; „Trimite orarul” e butonul din dreapta, pentru mai târziu.
Săptămâna goală, pe ore. Orice oră liberă poate deveni o grupă. Apasă pe imagine ca să o mărești.
Pasul 3
Apeși „+” pe ziua și ora când se întâlnește grupa.
Grupa mică se întâlnește luni la 16:00, deci apeși în coloana de luni, pe rândul orei 16. Se deschide fereastra Sesiune nouă, cu ziua și ora deja puse: 16:00–17:00. Tot ce urmează se completează în ea.
Fereastra, abia deschisă: luni, 16:00–17:00. Restul îl completezi tu.
Pasul 4
Îi dai un nume și numărul de locuri.
Apeși + Curs nou și scrii numele așa cum îl vor recunoaște părinții: „Mini tenis 5–6 ani”. În căsuța de lângă, 4 — câți copii încap în grupă. Ora e deja pusă din apăsare; dacă ai nimerit greșit, o schimbi la Când. O grupă care se întâlnește de două ori pe săptămână la aceeași oră e un singur curs; una la altă oră e alt curs.
Numele și locurile. Patru copii, nu patru bucăți de ceva.
Pasul 5
Spui că se repetă, în ce zile și cu cine. Apoi „Creează sesiunea”.
La Se repetă? apeși În fiecare săptămână și bifezi zilele: luni e deja bifată, mai apeși pe miercuri. La Antrenor o alegi pe Diana — sau lași „Decid mai târziu” și o pui săptămâna viitoare. Apeși Creează sesiunea.
Atât. Toate ședințele de luni și miercuri ale sezonului există din acest moment, iar Diana e pusă pe fiecare dintre ele.
O grupă, un formular. Se repetă singură toată toamna.
Pasul 6
Îi dai grupei terenul.
Se deschide fișa ședinței abia create. La Resursă apeși „+ Adaugă resursă” și alegi Teren 1. Vezi lângă fiecare teren dacă e liber la ora aia. Un teren pus pe o grupă e blocat cu adevărat: nimeni altcineva nu-l mai poate lua la 16:00.
Teren 1, liber luni la 16:00. O apăsare.
Pasul 7
Scrii copiii, unul câte unul: numele și telefonul părintelui.
În căsuța Adaugă o persoană scrii „Ana Dumitru”. Nu există încă, așa că apare Persoană nouă: numele e deja completat, pui telefonul mamei și apeși Adaugă persoana. Nici e-mail, nici cont, nici parolă. Apoi David, apoi Maria.
Copilul e cel înscris; părintele e cel pe care îl suni și căruia îi scrii pe WhatsApp. Dacă doi frați au același număr, îi scrii pe amândoi — sistemul te întreabă o dată și gata.
Numele e suficient. Trei copii, trei minute. „Salvează-i ca grup” îți face lista grupei, ca data viitoare să-i adaugi pe toți dintr-o dată.
Pasul 8
Apeși „Gata” și spui: pentru toate ședințele.
Ai modificat o ședință care se repetă, așa că sistemul întreabă o singură dată: doar luni, în fiecare luni, sau toate ședințele viitoare ale acestui curs. Alegi ultima și cei trei copii sunt înscriși la fiecare luni și miercuri din sezon. Nu mai scrii pe nimeni săptămâna viitoare.
Întrebarea e pusă o dată, nu la fiecare copil.
Pasul 9
Repeți pentru celelalte grupe. Ai clubul.
Încă patru grupe, același formular: începătorii de marți și joi la 16:00 cu Diana, avansații de luni și miercuri la 17:00 cu Mihai, avansații mari de marți și joi la 17:00 cu Mihai, foarte avansații de luni, miercuri și vineri 18:00–19:30 cu Radu, în Sala Saligny. Fiecare cu copiii ei. De acum, săptămâna se face singură.
Prima săptămână, după ce ai făcut grupele. Apasă pe imagine ca să o mărești.
Pasul 10
O lecție privată săptămânală e tot o grupă: de unul sau de doi.
Bogdan e amator și vrea în fiecare miercuri la 18:00 cu Mihai. Același formular: „+ Curs nou”, numele Privat · Bogdan Ene, 1 loc (sau 2, dacă vin doi prieteni), 18:00–19:00, în fiecare săptămână, miercuri, Mihai. Apoi terenul și persoana, ca la o grupă, și „toate ședințele viitoare”.
Diferența e doar prețul: lecției îi dai tariful ei pe oră — 120 lei, nu 40 ca la grupe — iar prezența, portofelul și decontul lui Mihai merg la fel ca la copii. Lecțiile luate o singură dată, prin pagina de programări, le vezi mai jos, la pasul 15.
Un loc, un om, în fiecare miercuri. Pe săptămână apare ca orice altă grupă, cu 1/1.
Partea 2
Luni dimineață: săptămâna.
Grupele există, copiii sunt înscriși. Ce rămâne în fiecare săptămână sunt excepțiile: cineva în concediu, o ploaie, un copil nou, unul care nu poate veni. Le rezolvi din același ecran, apoi trimiți orarul.
Pasul 11
Te uiți la săptămâna care vine.
Fiecare grupă e o cartelă: ora, antrenorul, câți copii din câte locuri, terenul. Lecțiile private sunt cartelele albe. Sus, un singur semnal contează: „Fără antrenor: 1” — joi la 16:00 nu are cine să țină începătorii, pentru că Diana e în concediu.
Toată săptămâna pe un ecran. Roșu e tot ce ai de rezolvat. Apasă pe imagine ca să o mărești.
Pasul 12
Diana e în concediu joi. Pui pe altcineva, doar joi.
Apeși pe cartela roșie. Fișa îți arată cine e liber la ora aia și cine nu: Mihai liber, Radu liber, Diana ocupată — concediu. Apeși pe Mihai. La „Gata”, aceeași întrebare: doar joi, 15 oct. Joia viitoare Diana e înapoi pe grupa ei.
Cine e liber se vede înainte să apeși. Concediul Dianei e trecut o dată, în fișa ei.
Pasul 13
Marți plouă. Muți grupa în Sala Școala 2, doar marți.
Deschizi ședința de marți 17:00, scoți Terenul 2 cu „×” și apeși „+ Adaugă resursă”. Alegi Sala Școala 2. La „Gata”: doar marți, 13 oct. Miercuri grupa e înapoi afară. Sala e blocată pentru ora aia, iar părinții vor vedea noua locație în orar.
Terenurile și sălile, cu „liber” sau „ocupat” la ora aia.
Pasul 14
Un copil nou de miercuri. Două rânduri.
Mama lui Matei a sunat duminică. Deschizi ședința de miercuri a grupei mici, scrii „Matei Rusu” și telefonul ei, Adaugă persoana. La „Gata” alegi toate ședințele viitoare și Matei e pe listă până la finalul sezonului. Grupa e 4 din 4.
Dacă un copil nu mai vine deloc, apeși „×” pe numele lui și alegi „toate ședințele”. La fel de simplu.
Pasul 15
Lecțiile private: clientul își alege ora pe pagina ta, tu confirmi.
Pagina de programări e un link pe care îl pui pe WhatsApp, în bio sau pe site. Cristian alege joi, 19:00, scrie numele și numărul. La tine intră în Rezervări → Cereri, pe calculator sau în aplicația de pe telefon: Confirmă și primește mesajul de confirmare pe WhatsApp. Lecția apare pe săptămână ca o cartelă albă, cu antrenorul ei.
O lecție luată la telefon o scrii tu, din Rezervare nouă: clientul, antrenorul, ora, și banii dacă i-a plătit pe loc.
Stânga: ce vede clientul. Dreapta: cererea, la tine în telefon.
Pasul 16
Trimiți orarul. Un mesaj pentru fiecare familie, unul pentru fiecare antrenor.
Apeși Trimite orarul. Întâi Previzualizează: 11 ședințe, 20 de familii, 3 antrenori — vezi lista înainte să plece ceva. Apoi Trimite. Fiecare părinte primește doar ședințele copilului lui, cu ora, locul și antrenorul; fiecare antrenor primește lista lui cu copiii. Un copil din două grupe primește un singur mesaj.
Dacă miercuri mai muți ceva, apeși din nou: a doua copie pleacă marcată „Actualizat”, ca să nu fie luată drept duplicat.
Previzualizezi, trimiți. Săptămâna e gata: „Fără antrenor: 0”. Apasă pe imagine ca să o mărești.
Partea 3
Părinții, pe WhatsApp.
Niciun grup de WhatsApp cu patruzeci de oameni. Fiecare familie primește mesajele ei, de pe numărul clubului, și răspunde acolo.
Pasul 17
Luni primesc orarul. Cu o zi înainte, reamintirea.
Orarul e textul pe care l-ai trimis la pasul 16: ziua, ora, grupa, terenul, antrenorul. Reamintirea pleacă singură cu 24 de ore înainte de fiecare ședință, în cuvintele tale — textul îl scrii o dată. Când un părinte răspunde „nu poate veni mâine”, îl scoți de pe lista de mâine și ședința nu se taxează.
Orarul copilului lor, nu al tuturor. Reamintirea, cu locul schimbat din cauza ploii.
Pasul 18
Părintele are și pagina lui: soldul și ședințele copilului.
Din linkul primit, părintele intră în contul copilului: cât are în portofel și de unde vine fiecare sumă, ședințele viitoare cu antrenorul și terenul, și un buton Anulează pentru când nu poate veni — până cu 4 ore înainte, termen pe care îl fixezi tu. Locul se eliberează pe loc, iar antrenorul îl vede în listă.
Soldul, istoricul, ședințele. Fără să te sune.
Partea 4
Marți, 17:00: Mihai la teren.
Antrenorii nu intră niciodată în administrare. Au aplicația pe telefon, instalată de pe un link, cu contul lor: ziua lor, săptămâna lor, prezența și banii.
Pasul 19
Săptămâna lui, lecțiile lui.
„Săptămâna mea” îi arată lui Mihai doar grupele lui, cu locul schimbat de ploaie. „Ziua mea” îi arată lecțiile private din ziua aia, cu numele clientului. Nu poate muta nimic — asta faci tu — dar vede totul la zi.
Doar ce e al lui. Pe telefonul lui.
Pasul 20
Prezența: o apăsare pentru fiecare copil.
Deschide Prezențele de azi, alege ședința de la 17:00. Fiecare copil are rândul lui, cu soldul lui și cât costă ședința de azi: 40 lei pentru o oră. +1 și copilul e prezent, iar ședința i se scade din portofel. Vlad e pe roșu: mama a anunțat ieri că nu vine, locul lui e liber și nu plătește nimic.
Înainte și după. Soldul de sub fiecare nume e același pe care îl vezi tu la birou.
Pasul 21
Mama Dariei îi dă 160 lei cash. Mihai apasă „Încasează”.
Suma, data, numerar. Banii intră în portofelul Dariei, iar în registrul ei scrie cine i-a luat: Plătit · numerar · către Mihai Olaru. Părintele primește chitanța pe WhatsApp în aceeași secundă, cu noul sold. Nimeni nu mai reconstituie peste trei săptămâni cine a dat cui.
Încasarea, pe teren. Chitanța, la părinte, cu numele celui care a încasat.
Pasul 22
Registrul copilului: fiecare leu, explicat.
O apăsare pe sold și se deschide registrul Dariei: plata de 240 lei din septembrie, câte 40 lei pentru fiecare ședință la care a fost, plata de azi, soldul de acum. Un sold poate fi și pe minus — așa funcționează un club, și tocmai asta vrei să vezi.
Când a plătit, cât, cui. Și fiecare ședință, cu tariful ei.
Partea 5
Duminică seara: banii.
Două întrebări, două ecrane. Cine datorează clubului. Cât îi dai fiecărui antrenor.
Pasul 23
Cine are de plată, cât, și cui a plătit ultima dată.
Banii cursurilor, pe săptămâna care a trecut: cât s-a încasat, cât are clubul de încasat, cât credit țin părinții în avans. Dedesubt, lista copiilor pe minus, cu ultima plată și numele antrenorului care a luat-o. Luni le scrii părinților din listă, nu din memorie.
Cinci copii pe minus, cu numele celui care a încasat ultima dată. Apasă pe imagine ca să o mărești.
Pasul 24
Decontul lui Mihai: ședințele lui minus banii ținuți.
Fiecare ședință ținută îi aduce lui Mihai 60 lei — tariful lui, trecut o dată în fișa de angajat. Numerarul pe care l-a încasat pe teren sunt bani pe care îi ține pentru club, așa că apare cu minus în același registru. Săptămâna lui: cinci ședințe, 300 lei, minus 160 lei încasați — îi mai dai 140. Bifezi rândurile, Înregistrează plata, gata.
Un singur registru pe antrenor: ce i se cuvine și ce a încasat. Apasă pe imagine ca să o mărești.
Douăzeci de minute și îți arăt cum ar arăta clubul tău.
Îmi spui ce grupe ai, cine lucrează cu tine și pe ce terenuri. Îl vezi gata înainte să plătești ceva.
Scrie-ne pe WhatsApp