Studioul de probă: Studio Equilibrium, Bacău.
Oana conduce studioul și ține clasa de Vinyasa de seară. Tudor (Functional, HIIT) și Carmen (Yoga, Pilates, antrenament personal) sunt antrenorii ei. Cinci clase de până la zece oameni — Yoga Hatha pentru seniori, Pilates mat, Functional, HIIT, Yoga Vinyasa — plus antrenamentele personale, pe care clienții și le iau singuri. Patru săli: Sala Mare, Sala Mică, Sala Yoga și Sala Reformer. Toate ecranele de mai jos sunt din acest studio.
Partea 1
Prima săptămână: îți faci grupele.
Se face o singură dată, la începutul sezonului. Ai nevoie de douăzeci de minute și de lista clienților cu telefoanele lor. Apoi nu mai scrii nimic: săptămânile se generează singure.
Pasul 1
Ce ai deja: oamenii, sălile, lecțiile private.
Noi le punem la început, din materialele pe care ni le trimiți. Le vezi oricând în meniul din stânga: Angajați (tu și colegii, cu programul de lucru), Resurse (sălile), Servicii (lecțiile private, cu durata și prețul). Dacă vine un antrenor nou sau mai închiriezi o sală, le adaugi de aici cu „+ Nou”.
Trei antrenori, patru săli, antrenamentul personal și evaluarea. Apasă pe imagine ca să o mărești.
Pasul 2
Deschizi „Săptămâna antrenorilor”, pe „Ore”. E goală: orele pe rânduri, zilele pe coloane.
E ecranul din care conduci studioul. Sus alegi Ore: fiecare zi e o coloană, fiecare oră un rând. O grupă începe apăsând pe ora la care se întâlnește, direct în coloana zilei — nu e nevoie de niciun buton. Cu săgețile de sus mergi la săptămâna care vine; „Trimite orarul” e butonul din dreapta, pentru mai târziu.
Săptămâna goală, pe ore. Orice oră liberă poate deveni o grupă. Apasă pe imagine ca să o mărești.
Pasul 3
Apeși „+” pe ziua și ora când se întâlnește grupa.
Grupa de Yoga Hatha se întâlnește luni la 16:00, deci apeși în coloana de luni, pe rândul orei 16. Se deschide fereastra Sesiune nouă, cu ziua și ora deja puse: 16:00–17:00. Tot ce urmează se completează în ea.
Fereastra, abia deschisă: luni, 16:00–17:00. Restul îl completezi tu.
Pasul 4
Îi dai un nume și numărul de locuri.
Apeși + Curs nou și scrii numele așa cum îl vor recunoaște clienții: „Yoga Hatha · seniori”. În căsuța de lângă, 8 — câți oameni încap în clasă. Ora e deja pusă din apăsare; dacă ai nimerit greșit, o schimbi la Când. O grupă care se întâlnește de două ori pe săptămână la aceeași oră e un singur curs; una la altă oră e alt curs.
Numele și locurile. Opt oameni, nu opt bucăți de ceva.
Pasul 5
Spui că se repetă, în ce zile și cu cine. Apoi „Creează sesiunea”.
La Se repetă? apeși În fiecare săptămână și bifezi zilele: luni e deja bifată, mai apeși pe miercuri. La Antrenor o alegi pe Carmen — sau lași „Decid mai târziu” și o pui săptămâna viitoare. Apeși Creează sesiunea.
Atât. Toate ședințele de luni și miercuri ale sezonului există din acest moment, iar Carmen e pusă pe fiecare dintre ele.
O grupă, un formular. Se repetă singură toată toamna.
Pasul 6
Îi dai grupei sala.
Se deschide fișa ședinței abia create. La Resursă apeși „+ Adaugă resursă” și alegi Sala Yoga. Vezi lângă fiecare sală dacă e liberă la ora aia. O sală pusă pe o grupă e blocată cu adevărat: nimeni altcineva nu o mai poate lua la 16:00.
Sala Yoga, liberă luni la 16:00. O apăsare.
Pasul 7
Scrii oamenii, unul câte unul: numele și telefonul.
În căsuța Adaugă o persoană scrii „Ana Dumitru”. Nu există încă, așa că apare Persoană nouă: numele e deja completat, pui telefonul ei și apeși Adaugă persoana. Nici e-mail, nici cont, nici parolă. Apoi Maia, apoi Eva, apoi ceilalți patru.
Clientul e înscris pe nume; numărul e cel pe care îl suni și pe care îi scrii pe WhatsApp. Dacă doi soți au același număr, îi scrii pe amândoi — sistemul te întreabă o dată și gata.
Numele e suficient. Trei clienți, trei minute. „Salvează-i ca grup” îți face lista grupei, ca data viitoare să-i adaugi pe toți dintr-o dată.
Pasul 8
Apeși „Gata” și spui: pentru toate ședințele.
Ai modificat o ședință care se repetă, așa că sistemul întreabă o singură dată: doar luni, în fiecare luni, sau toate ședințele viitoare ale acestui curs. Alegi ultima și cei trei clienți sunt înscriși la fiecare luni și miercuri din sezon. Nu mai scrii pe nimeni săptămâna viitoare.
Întrebarea e pusă o dată, nu la fiecare client.
Pasul 9
Repeți pentru celelalte grupe. Ai studioul.
Încă patru grupe, același formular: Pilates mat de marți și joi la 16:00 cu Carmen, Functional de luni și miercuri la 17:00 cu Tudor, HIIT · avansați de marți și joi la 17:00 cu Tudor, clasa de Vinyasa de seară de luni, miercuri și vineri 18:00–19:30 cu Oana, în Sala Yoga. Fiecare cu clienții ei. De acum, săptămâna se face singură.
Prima săptămână, după ce ai făcut grupele. Apasă pe imagine ca să o mărești.
Pasul 10
Un antrenament personal săptămânal e tot o grupă: de unul sau de doi.
Andrei vrea o oră de antrenament personal în fiecare miercuri la 19:00, cu Carmen, pe Reformer. Același formular: „+ Curs nou”, numele Privat · PT — Andrei Rusu, 1 loc (sau 2, dacă vin doi prieteni), 19:00–20:00, în fiecare săptămână, miercuri, Carmen. Apoi sala și persoana, ca la o clasă, și „toate ședințele viitoare”.
Diferența e doar prețul: antrenamentului îi dai tariful lui pe oră — 150 lei, nu 40 ca la clase — iar prezența, portofelul și decontul lui Carmen merg la fel ca la clase. Antrenamentele luate o singură dată, prin pagina de programări, le vezi mai jos, la pasul 15.
Un loc, un om, în fiecare miercuri. Pe săptămână apare ca orice altă grupă, cu 1/1.
Partea 2
Luni dimineață: săptămâna.
Grupele există, clienții sunt înscriși. Ce rămâne în fiecare săptămână sunt excepțiile: cineva în concediu, o sală închiriată, un client nou, unul care nu poate veni. Le rezolvi din același ecran, apoi trimiți orarul.
Pasul 11
Te uiți la săptămâna care vine.
Fiecare grupă e o cartelă: ora, antrenorul, câți clienți din câte locuri, sala. Antrenamentele personale sunt cartelele albe. Sus, un singur semnal contează: „Fără antrenor: 1” — joi la 17:00 nu are cine să țină HIIT · avansați, pentru că Tudor e în concediu.
Toată săptămâna pe un ecran. Roșu e tot ce ai de rezolvat. Apasă pe imagine ca să o mărești.
Pasul 12
Tudor e în concediu joi. Pui pe altcineva, doar joi.
Apeși pe cartela roșie. Fișa îți arată cine e liber la ora aia și cine nu: Oana liberă, Carmen liberă, Tudor ocupat — concediu. Apeși pe Oana. La „Gata”, aceeași întrebare: doar joi, 15 oct. Joia viitoare Tudor e înapoi pe grupa lui.
Cine e liber se vede înainte să apeși. Concediul lui Tudor e trecut o dată, în fișa lui.
Pasul 13
Marți, Sala Mare e închiriată. Muți clasa în Sala Mică, doar marți.
Marți, Sala Mare e închiriată două ore pentru un workshop. Deschizi ședința de marți 17:00, scoți Sala Mare cu „×” și apeși „+ Adaugă resursă”. Alegi Sala Mică. La „Gata”: doar marți, 13 oct. Joi clasa e înapoi în Sala Mare. Sala Mică e blocată pentru ora aia, iar clienții vor vedea noua sală în orar.
Sălile, cu „liber” sau „ocupat” la ora aia.
Pasul 14
Un client nou de miercuri. Două rânduri.
Sofia a scris duminică. Deschizi ședința de miercuri a grupei de Yoga Hatha, scrii „Sofia Enache” și telefonul ei, Adaugă persoana. La „Gata” alegi toate ședințele viitoare și Sofia e pe listă până la finalul sezonului. Grupa e 8 din 8.
Dacă un client nu mai vine deloc, apeși „×” pe numele lui și alegi „toate ședințele”. La fel de simplu.
Pasul 15
Lecțiile private: clientul își alege ora pe pagina ta, tu confirmi.
Pagina de programări e un link pe care îl pui pe WhatsApp, în bio sau pe site. Cristian vrea un antrenament personal: alege vineri, 19:00, scrie numele și numărul. La tine intră în Rezervări → Cereri, pe calculator sau în aplicația de pe telefon: Confirmă și primește mesajul de confirmare pe WhatsApp. Antrenamentul apare pe săptămână ca o cartelă albă, cu antrenorul lui.
Un antrenament luat la telefon îl scrii tu, din Rezervare nouă: clientul, antrenorul, ora, și banii dacă i-a plătit pe loc.
Stânga: ce vede clientul. Dreapta: cererea, la tine în telefon.
Pasul 16
Trimiți orarul. Un mesaj pentru fiecare client, unul pentru fiecare antrenor.
Apeși Trimite orarul. Întâi Previzualizează: câte ședințe, câți clienți, câți antrenori — vezi lista înainte să plece ceva. Apoi Trimite. Fiecare client primește doar ședințele lui, cu ora, sala și antrenorul; fiecare antrenor primește lista lui cu oamenii. Un client din două grupe primește un singur mesaj.
Dacă miercuri mai muți ceva, apeși din nou: a doua copie pleacă marcată „Actualizat”, ca să nu fie luată drept duplicat.
Previzualizezi, trimiți. Săptămâna e gata: „Fără antrenor: 0”. Apasă pe imagine ca să o mărești.
Partea 3
Clienții, pe WhatsApp.
Niciun grup de WhatsApp cu o sută de oameni. Fiecare client primește mesajele lui, de pe numărul studioului, și răspunde acolo.
Pasul 17
Luni primesc orarul. Cu o zi înainte, reamintirea.
Orarul e textul pe care l-ai trimis la pasul 16: ziua, ora, grupa, sala, antrenorul. Reamintirea pleacă singură cu 24 de ore înainte de fiecare ședință, în cuvintele tale — textul îl scrii o dată. Când un client răspunde „nu poate veni mâine”, îl scoți de pe lista de mâine și ședința nu se taxează.
Orarul lor, nu al tuturor. Reamintirea, cu locul schimbat din cauza închirierii.
Pasul 18
Clientul are și pagina lui: soldul și ședințele.
Din linkul primit, clientul intră în contul lui: cât are în portofel și de unde vine fiecare sumă, ședințele viitoare cu antrenorul și sala, și un buton Anulează pentru când nu poate veni — până cu 4 ore înainte, termen pe care îl fixezi tu. Locul se eliberează pe loc, iar antrenorul îl vede în listă.
Soldul, istoricul, ședințele. Fără să te sune.
Partea 4
Marți, 17:00: Tudor în sală.
Antrenorii nu intră niciodată în administrare. Au aplicația pe telefon, instalată de pe un link, cu contul lor: ziua lor, săptămâna lor, prezența și banii.
Pasul 19
Săptămâna lui, lecțiile lui.
„Săptămâna mea” îi arată lui Tudor doar grupele lui, cu locul schimbat marți. „Ziua mea” îi arată lecțiile private din ziua aia, cu numele clientului. Nu poate muta nimic — asta faci tu — dar vede totul la zi.
Doar ce e al lui. Pe telefonul lui.
Pasul 20
Prezența: o apăsare pentru fiecare client.
Deschide Prezențele de azi, alege ședința de la 17:00. Fiecare client are rândul lui, cu soldul lui și cât costă ședința de azi: 40 lei pentru o oră. +1 și clientul e prezent, iar ședința i se scade din portofel. Vlad e pe roșu: a anunțat ieri că nu vine, locul lui e liber și nu plătește nimic.
Înainte și după. Soldul de sub fiecare nume e același pe care îl vezi tu la birou.
Pasul 21
Daria îi dă 160 lei cash. Tudor apasă „Încasează”.
Suma, data, numerar. Banii intră în portofelul Dariei, iar în registrul ei scrie cine i-a luat: Plătit · numerar · către Tudor Popa. Clientul primește chitanța pe WhatsApp în aceeași secundă, cu noul sold. Nimeni nu mai reconstituie peste trei săptămâni cine a dat cui.
Încasarea, în sală. Chitanța, la client, cu numele celui care a încasat.
Pasul 22
Registrul clientului: fiecare leu, explicat.
O apăsare pe sold și se deschide registrul Dariei: plata de 240 lei din septembrie, câte 40 lei pentru fiecare ședință la care a fost, plata de azi, soldul de acum. Un sold poate fi și pe minus — așa funcționează un studio, și tocmai asta vrei să vezi.
Când a plătit, cât, cui. Și fiecare ședință, cu tariful ei.
Partea 5
Duminică seara: banii.
Două întrebări, două ecrane. Cine datorează studioului. Cât îi dai fiecărui antrenor.
Pasul 23
Cine are de plată, cât, și cui a plătit ultima dată.
Banii cursurilor, pe săptămâna care a trecut: cât s-a încasat, cât are studioul de încasat, cât credit țin clienții în avans. Dedesubt, lista clienților pe minus, cu ultima plată și numele antrenorului care a luat-o. Luni le scrii clienților din listă, nu din memorie.
Clienții pe minus, cu numele celui care a încasat ultima dată. Apasă pe imagine ca să o mărești.
Pasul 24
Decontul lui Tudor: ședințele lui minus banii ținuți.
Fiecare ședință ținută îi aduce lui Tudor 60 lei — tariful lui, trecut o dată în fișa de angajat. Numerarul pe care l-a încasat în sală sunt bani pe care îi ține pentru studio, așa că apare cu minus în același registru. Săptămâna lui: ședințele ținute, câte 60 lei, minus cei 160 lei încasați — diferența e ce îi mai dai. Bifezi rândurile, Înregistrează plata, gata.
Un singur registru pe antrenor: ce i se cuvine și ce a încasat. Apasă pe imagine ca să o mărești.
Douăzeci de minute și îți arăt cum ar arăta studioul tău.
Îmi spui ce grupe ai, cine lucrează cu tine și pe ce săli. Îl vezi gata înainte să plătești ceva.
Scrie-ne pe WhatsApp